Le processus de plaintes

La politique de gestion des plaintes

La Politique de gestion des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat a pour objectif d’assurer le traitement équitable des plaintes et des manifestations d’intérêt reçus lors d’un processus d’adjudication de contrat.

En tout temps, la recherche de solutions raisonnables entre les parties impliquées est privilégiée. Le processus de plaintes est applicable aux publications de l’Assemblée nationale dans le système électronique d'appel d'offres du gouvernement du Québec (SEAO) concernant l’octroi d’un contrat par appel d’offres public, par processus de qualification ou par avis d’intention.

Quelques définitions

Appel d’offres public :

Appel à la concurrence entre plusieurs soumissionnaires sur les marchés publics au moyen du système électronique d'appel d'offres (SEAO).

Processus de qualification d’entreprise :

Démarche similaire à l’appel d’offres public, mais qui permet de créer une liste de contractants répondant aux critères de l’appel d’offres.

Avis d’intention :

Avis publié dans le système électronique d’appel d’offres (SEAO) pour faire connaître l’intention de l’Assemblée de conclure un contrat de gré à gré et permettre à tout soumissionnaire intéressé de manifester son intérêt à réaliser le contrat.

Plainte :

L’expression écrite ou verbale de toute insatisfaction à l’égard d’un processus de sollicitation pour l’octroi d’un contrat public.

Manifestation d’intérêt :

Le fait pour une entreprise de manifester son intérêt à réaliser un contrat à la suite de la publication d’un avis d’intention dans le SEAO.

Le processus de plaintes est confidentiel. Déposer une plainte ou une dénonciation ne peut pas entraîner de répercussions négatives ou de représailles contre la personne ayant porté plainte.

Quelles sont les conditions pour porter plainte?

Une personne ou société de personnes intéressée à réaliser un contrat, ainsi que la personne qui la représente, peut porter plainte au Responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) dans le cadre d’un processus d’appel d’offres public ou d’un processus de qualification d’entreprises en cours si elle est d’avis que les documents ou les processus prévoient des conditions qui :

• N’assurent pas un traitement intègre et équitable des concurrents;
• Ne permettent pas à des concurrents d’y participer bien qu’ils soient qualifiés pour répondre aux besoins exprimés, ou;
• Ne sont pas autrement conformes au cadre normatif.

Une plainte est irrecevable si elle porte sur des faits faisant l’objet d’un recours judiciaire par la personne ayant porté plainte.

Ce qui ne constitue pas une plainte :

• Une demande d’information à l’égard du contenu des documents d’un appel d’offres public ou d’un processus de qualification d’entreprises;
• Une divulgation de renseignements. Contrairement à une plainte, une divulgation de renseignements peut être faite par toute personne, en tout temps, et concerne notamment la divulgation de renseignements relatifs à un processus d’adjudication ou d’attribution d’un contrat ou à l’exécution d’un tel contrat lorsque l’Assemblée n’apparaît pas agir ou avoir agi, à l’égard de ce processus ou de ce contrat, en conformité avec le cadre normatif.
• La divulgation de renseignements doit être adressée à la personne responsable du suivi des divulgations désignée en vertu du Règlement facilitant la divulgation d’actes répréhensibles à l’Assemblée nationale.

Qui sont les personnes impliquées lors du dépôt d’une plainte?

Deux personnes peuvent être sollicitées au cours de la procédure, et ce, tant pour le dépôt d’une plainte que dans le cadre d’une manifestation d’intérêt.

1. Le dépôt initial de la plainte ou de la manifestation d’intérêt est effectué auprès du Responsable de l’application des règles contractuelles (RARC). La personne responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) procède à l’analyse de la demande avant de prendre une décision.
2. Dans le cas d’une plainte de seconde instance, c’est la personne responsable de l'audit interne qui se charge d’analyser la demande et de soumettre au secrétaire général ses recommandations.

Contactez le Responsable de l’application des règles contractuelles (RARC)

Quelles sont les décisions possibles à la suite d’une plainte?

Deux décisions peuvent être rendues :

1. S’il est décidé que la plainte ou la manifestation d’intérêt est fondée les actions suivantes sont entreprises :
   1. Modification des documents d’appel d’offres;
   2. Annulation de l’appel d’offres et republication.
2. Si la plainte ou la manifestation d’intérêt est rejetée, aucune action n’est prise, le processus d’octroi de contrat suit son cours.

Comment porter plainte?

Avant de porter plainte à l’Assemblée, il est suggéré de joindre la personne contact de l’Assemblée nationale, telle qu’identifiée dans l’avis publié dans le SEAO, pour obtenir des informations supplémentaires. Les coordonnées de cette personne se trouvent à la section « Information sur le donneur d’ouvrage » dans le SEAO.

Si les réponses obtenues entretiennent le désaccord entre les parties, il est dès lors suggéré de déposer une plainte. Pour ce faire, utilisez le formulaire approprié.

Pour plus d’information sur la procédure de gestion des plaintes formulées dans le cadre de l’adjudication ou de l’attribution d’un contrat, contactez le Responsable de l’application des règles contractuelles (RARC).

Les documents utiles pour porter plainte

• Formulaire de plainte au responsable de l’application des règles contractuelles (RARC)
• Formulaire de manifestation d’intérêt au responsable de l’application des règles contractuelles (RARC)
• Formulaire de plainte et de demande de révision adressées au responsable de l’audit interne

Comment retirer une plainte?

Si souhaité, la personne ayant déposé une plainte peut demander le retrait d’une plainte ou d’une manifestation d’intérêt.

Étapes à suivre

1. Transmettre la demande de retrait de la plainte à la responsable de l’application des règles contractuelles;
2. Si la plainte a été soumise au responsable de l’audit interne, le retrait de la plainte doit lui être demandé directement. Il est aussi demandé d’ajouter la responsable de l’application des règles contractuelles en copie conforme (Cc) du courriel.

La date de retrait sera inscrite dans le SEAO.

Pour plus d’informations

Contactez par courriel la personne responsable de l’application des règles contractuelles.