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La gestion des contrats à l’Assemblée nationale

La séparation des pouvoirs ne permet pas à une même autorité d’exercer toutes les fonctions étatiques. Par conséquent, l’Assemblée nationale, qui représente le pouvoir législatif, n’est pas soumise aux mêmes lois et règlements que les ministères et organismes publics en matière de gestion contractuelle.

Ainsi, l’octroi de contrats est régi par le Règlement sur les contrats de l’Assemblée nationale (Décision 2130). L’Assemblée nationale procède aux acquisitions en respectant à la fois son cadre réglementaire et la saine dépense des fonds publics. L’adoption de ces procédures contribue à accroître l’accès, la concurrence et l’équité pour tous les soumissionnaires.

Dans le cadre de ses activités, l’Assemblée nationale procède à l'attribution de contrats auprès de fournisseurs du secteur privé. Tous les contrats donnés par l’Assemblée nationale sont publiés dans le Système électronique d'appel d'offres (SEAO) du gouvernement du Québec.

Pour plus d’information sur l’octroi des contrats à l’Assemblée nationale, contactez le Service de l’approvisionnement.

Ils jouent chacun un rôle essentiel au bon fonctionnement des procédures contractuelles.

1. La personne responsable de l’application des règles contractuelles (RARC)

La personne responsable de l’application des règles contractuelles (RARC) est désignée par le secrétaire général et veille à la conformité des activités contractuelles. Elle est la première instance à contacter lors l’utilisation de la procédure de plaintes en matière de contrats.

Le RARC est chargé de :

  • donner ses recommandations au secrétaire général dans le cas d’un processus de plaintes;
  • veiller à l’application des règles contractuelles au sein de l’institution et d’une saine gestion;
  • s’assurer que le personnel exerçant la gestion contractuelle à l’Assemblée soit bien formé et que les formations nécessaires leur soit dispensées.

Pour rejoindre la personne responsable de l’application des règles contractuelles : RARC@assnat.qc.ca

2. Les soumissionnaires et contractants

Les soumissionnaires se soumettent aux divers processus d’octroi de contrat et collaborent avec les unités administratives lorsqu’ils deviennent contractants à la suite de la signature d’un contrat avec l’Assemblée.

Quatre types d’acquisitions sont possibles.

1. Achat en approvisionnement (biens)

Le contrat d’approvisionnement comprend l’achat ou la location de biens meubles, lesquels peuvent inclure les frais d’installation, de fonctionnement ou d’entretien des biens.

Quelques exemples :

  • Équipements informatiques
  • Produits d’entretien sanitaire
  • Uniformes

2. Achat de services de nature technique

Le service technique vise uniquement l’exécution du contrat et l’application de normes prédéterminées.

Quelques exemples :

  • Déneigement et déglaçage
  • Entretien horticole
  • Entretien ménager
  • Maintenance et soutien technique de logiciel

3. Achat de services professionnels

Les services professionnels englobent principalement la prestation de services de conception, de création, de recherche, d’analyse, de rédaction. Il est recommandé de procéder par évaluation de la qualité plutôt qu’en octroyant uniquement le contrat sur la base du prix soumis.

Quelques exemples :

  • Formations en ressources humaines
  • Services de graphisme
  • Technologies de l'information

4. Achat de travaux de construction

Travaux visés par la Loi sur le bâtiment (R.L.R.Q., c.B-1.1) et pour lesquels le contractant doit être titulaire de la licence.

Quelques exemples :

  • Construction et réfection de bâtiments
  • Contrats de terrassement et de gravelage
  • Travaux de maçonnerie

Trois modes de sollicitation sont possibles en fonction du montant estimé de l’achat et des seuils établis par le Règlement.

1. Appel d’offres public (AOP)

Sauf exception, tous les contrats dont la valeur estimée est supérieure au seuil d’appel d’offres public sont soumis au processus d’AOP.

2. Appel d’offres sur invitation (AOI)

Le Règlement sur les contrats de l’Assemblée nationale ne prévoit pas l’AOI. Le processus est plutôt employé à titre de bonne pratique.

3. Contrat conclu de gré à gré (gré à gré)

L’unité administrative qui décide de conclure un contrat de gré à gré doit respecter les seuils établis. Par la suite, elle sélectionne l’entreprise souhaitée et la contacte directement.

Il existe quatre modes d’adjudication (octroi du contrat) et leur utilisation est définie en fonction du type d’acquisition. Certains modes requièrent une évaluation de la qualité des services, tels qu’ils sont décrits dans le devis de l’appel d’offres.

1. Prix le plus bas

Seul le prix soumissionné détermine l’octroi du contrat. Ce type est privilégié pour les contrats d’approvisionnement et pour les services de nature technique.

2. Évaluation de la qualité uniquement

L’évaluation des soumissions est réalisée uniquement en fonction de la qualité, car aucun prix n’est soumis. Cette évaluation comporte au minimum trois critères et le contrat est octroyé au fournisseur qui obtient le plus haut pointage après l’évaluation faite par le comité de sélection.

3. Rapport qualité-prix (prix ajusté le plus bas)

La qualité des soumissions est évaluée selon les critères de qualité (au minimum trois). Le prix soumis est ajusté au moyen d’une formule mathématique réglementaire. Le contrat est octroyé au fournisseur dont le prix, ajusté avec cette formule, est le plus bas. Toutefois, le prix payé sera le prix soumis, et non le prix qui a été ajusté aux fins de l’évaluation.

4. Qualité minimale et un prix (prix le plus bas dont la qualité est acceptable)

Ce mode d’adjudication permet d’évaluer la soumission selon les critères de qualité (au minimum trois). Chaque critère reçoit la note réussite ou échec, et une soumission est déclarée acceptable si elle comporte uniquement des réussites. Les soumissions retenues sont celles qui atteignent au moins le degré minimal de qualité défini au devis. Le contrat est octroyé au fournisseur dont le prix soumis est le plus bas parmi les soumissions acceptables reçues.

Tarifs décrétés par le Secrétariat du Conseil du trésor

Pour les modes de sollicitation nécessitant une évaluation de la qualité, un comité de sélection est formé et dirigé par un secrétaire de comité de sélection. Désigné par l’Assemblée nationale, le secrétaire supervise la constitution du comité avant la publication de l’appel d’offres.

Le comité est constitué d’au minimum trois membres, dont l’un est membre de l’Assemblée et l’autre est externe à l’institution. En outre, les membres :

  • Ne doivent pas avoir rédigé l’appel d’offres (sauf sur autorisation du secrétaire général);
  • Ne doivent pas être de même niveau hiérarchique.

Le nom des membres est confidentiel, et ce, même après la publication des résultats de l’évaluation.

Oui! Le Plan de développement durable de l’Assemblée nationale recommande d’envisager l’intégration de critères sociaux ou environnementaux lors de la définition des besoins.